Algemene Voorwaarden

Artikel 1 Definities

In deze Algemene Voorwaarden gelden de volgende definities:

Mentaris/ opdrachtnemer: De natuurlijke of rechtspersoon die, in opdracht van of onder verantwoordelijkheid van Mentaris, in het kader van de uitoefening van zijn beroep een opdracht met een opdrachtgever overeenkomt, onder toepassing van deze algemene voorwaarden. Mentaris is een handelsnaam van TSMO en als zodanig gedeponeerd bij het Benelux merkenregister.

Opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon die aan Mentaris opdracht heeft verstrekt op het gebied van coaching, advisering, opleiding, training en projectmanagement.

Kandidaat/ Coachee: De natuurlijke persoon die deelneemt aan een begeleidingstraject op het gebied van coaching, training of ontwikkeling.

Diensten: Alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die voortvloeien uit, dan wel direct verband houden met de opdracht, een en ander in de ruimste zin des woords.

Overeenkomst: Elke afspraak tussen Opdrachtgever en Mentaris tot het verlenen van Diensten door Mentaris ten behoeve van Opdrachtgever.

Opdrachtgeverstarief: Het tarief dat Mentaris aan de Opdrachtgever in rekening brengt per dagdeel/ opdracht/ uur zoals overeengekomen.

Artikel 2 Toepasselijkheid

  1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en overeenkomsten waarbij door Mentaris in het kader van zijn beroep Diensten worden aangeboden of geleverd.
  2. Deze Algemene Voorwaarden zijn eveneens van toepassing op iedere opdracht waarbij voor de uitvoering door Mentaris derden worden betrokken.
  3. Indien een of meer bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing. Opdrachtgever en Mentaris treden alsdan in overleg om een nieuwe bepaling ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepaling overeen te komen, zoveel mogelijk in overeenstemming met het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.
  4. Deze algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten van Opdrachtgever.

Artikel 3 Offerte en totstandkoming van de opdracht

  1. Alle offertes van Mentaris zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders aangegeven. Mentaris is slechts aan een offerte gebonden indien de aanvaarding hiervan door de opdrachtgever binnen de gestelde geldigheidsduur zonder voorbehoud of wijziging aan Mentaris is bevestigd.
  2. De prijzen van de offertes zijn exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
  3. Een opdracht komt tot stand nadat deze door Mentaris schriftelijk is bevestigd. Ten aanzien van de totstandkoming van een opdracht kan Mentaris slechts worden vertegenwoordigd door een aan Mentaris verbonden medewerker die daartoe door de directie is gemachtigd.

Artikel 4 Uitvoering van de overeenkomst

  1. Iedere opdracht leidt voor Mentaris tot een inspanningsverplichting en géén resultaatverplichting waarbij Mentaris gehouden is zijn verplichtingen na te komen naar beste kunnen, met de nodige zorgvuldigheid en het nodige vakmanschap, volgens de maatstaven en richtlijnen van de NOBCO (Nederlandse Orde van BeroepsCoaches) en het NIP (Nederlands Instituut van Psychologen) zoals die gelden ten tijde van de uitvoering van de opdracht.
  2. In alle gevallen waarin Mentaris dat nuttig of noodzakelijk acht heeft zij het recht om – in overleg met de opdrachtgever – bepaalde werkzaamheden te laten uitvoeren door derden of zich te laten bijstaan door derden.
  3. De opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan Mentaris aangeeft dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst deugdelijk, volledig en tijdig aan Mentaris worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de opdracht benodigde gegevens niet tijdig aan Mentaris zijn verstrekt, heeft Mentaris het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de gebruikelijke tarieven aan de opdrachtgever in rekening te brengen.
  4. Indien voor de voltooiing van bepaalde werkzaamheden door Mentaris een termijn is overeengekomen, dan is dit geen fatale termijn, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Overschrijding van de overeengekomen termijn levert dan ook geen toerekenbare tekortkoming van Mentaris op. De opdrachtgever kan om die reden de opdracht dan ook niet ontbinden en heeft geen recht op schadevergoeding. De opdrachtgever kan bij overschrijding van de overeengekomen termijn wel een nieuwe, redelijke, termijn stellen waarbinnen Mentaris de overeenkomst dient uit te voeren.
  5. Wanneer Mentaris de opdracht krijgt om in samenwerking met een derde een opdracht of een gedeelte daarvan te vervullen, zal de opdrachtgever in overleg met alle betrokkenen vaststellen wat ieders taak is. Mentaris aanvaardt geen hoofdelijke aansprakelijkheid, noch aansprakelijkheid voor de uitvoering van de taak en de daarbij behorende werkzaamheden van de derde.

Artikel 5 Afspraken en kosten individuele coaching, Masterclasses en groepsbijeenkomsten

  1. 1. Na een vrijblijvend en kosteloos kennismakingsgesprek, of een oriënterend gesprek (0,75 uur) worden de kosten voor individuele coaching gefactureerd voor de duur van de sessie, tenzij anders overeengekomen. Voor het totaal aantal benodigde sessies wordt een inschatting gemaakt. Eventuele niet begrote extra uren, met de daaraan verbonden kosten, zullen pas na goedkeuring van de opdrachtgever worden gemaakt;
  2. 2. Een afspraak kan tot twee werkdagen voor aanvang van het gesprek, dan wel training, Masterclass of groepsbijeenkomst, kosteloos worden afgezegd c.q. verplaatst door de coachee danwel opdrachtgever. Bij afzegging c.q. verplaatsing binnen 48 uur wordt de sessie alsnog in rekening gebracht. Indien de opdrachtgever of de coachee niet op het geplande gesprek verschijnt, worden dezelfde tarieven gehanteerd;
  3. 3. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor afspraken kosteloos af te zeggen of te verzetten in geval van ziekte, arbeidsongeschiktheid, sterfgeval of ernstige ziekte van familie of dierbare omgeving waardoor opdrachtnemer zijn opdracht niet naar behoren kan uitvoeren;
  4. 4. Opdrachtnemer behoudt zich het recht Masterclasses kosteloos af te zeggen of te verzetten in geval van onvoldoende aanmelding. Bij meer aanmeldingen dan er geplaatst kunnen worden, volgt plaatsing in volgorde van aanmelding.
  5. 5. Opdrachtnemer behoudt zich het recht om afspraken te verzetten in het geval van cursussen en trainingen voor opdrachtnemer op het gebied van coaching;
  6. 6. Indien de coachee akkoord is gegaan met het afnemen van testen en hierna besluit de testen niet te maken, worden de kosten van de benodigde testlicentie alsnog in rekening gebracht, als ook de kosten verband houdend met de testen zelf. Hetzelfde geldt voor voorbereidingen van trainingen, workshops of Masterclasses, in opdracht van een opdrachtgever waarbij deze gecanceld wordt.

Artikel 6 Annulering (vooraf)

Tot 4 weken voor de overeengekomen aanvang van de werkzaamheden kan de opdracht worden geannuleerd. Door Mentaris in de voorbereiding van de uitvoering reeds gemaakte kosten en (tijdsevenredig) honorarium zijn voor rekening van de Opdrachtgever.

Tot 14 dagen voor de overeengekomen aanvang van de werkzaamheden van een opdracht, is 75% van het overeengekomen honorarium verschuldigd èn de volledige reeds gemaakte en nog te maken kosten, die laatste voor zover die door Mentaris niet meer kunnen worden geannuleerd.

Bij annulering van de opdracht binnen voor de overeengekomen aanvang van de werkzaamheden zal het volledige overeengekomen honorarium alsmede de volledige kosten verschuldigd zijn (100%).

Artikel 7 Opzegging opdracht (tussentijds)

De opdracht voor bepaalde tijd kan door beide partijen niet tussentijds worden opgezegd, tenzij schriftelijk is overeengekomen dat tussentijdse opzegging is toegestaan. Restitutie vindt niet plaats. De opdracht voor onbepaalde tijd kan door beide partijen tussentijds, alleen schriftelijk, worden opgezegd met een opzegtermijn van 4 weken. Reeds gemaakte kosten worden door Mentaris in rekening gebracht.

Artikel 8 Aansprakelijkheid

Mentaris is tegenover de opdrachtgever niet aansprakelijk voor schade. Dit houdt in dat Mentaris niet aansprakelijk is voor keuzes, beslissingen, opbrengsten en effecten na afloop van elke vorm van begeleiding. De aansprakelijkheid voor gevolgschade wordt uitgesloten. Wanneer de coaching, training of het advies van Mentaris leidt tot een keuze van de opdrachtgever, dan aanvaardt Mentaris geen aansprakelijkheid voor het effect of de gevolgen van deze keuze.

Artikel 9 Opdrachtgeverstarief

De vaststelling van het opdrachtgeverstarief of honorarium en de wijze waarop wordt gedeclareerd, dienen in de overeengekomen opdracht te worden opgenomen.

De verschuldigde honoraria worden voor opdrachten met een langere looptijd periodiek herzien op basis van de ontwikkeling van lonen en prijzen, zulks met inachtneming van overheidswege vastgestelde, respectievelijk met haar overeengekomen regels.

Tariefswijzigingen op deze basis worden aan opdrachtgever schriftelijk meegedeeld. Alle opdrachtgeverstarieven zijn exclusief BTW, alsmede exclusief reis- en andere onkosten ten behoeven van de opdrachtgever gemaakt, waaronder begrepen maar niet beperkt tot declaraties van ingeschakelde derden.

Artikel 10 Betaling en incassokosten

  1. Betaling van facturen en declaraties van één op één coaching dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, zonder aftrek van enige korting, tenzij anders overeengekomen.
  2. Betaling van facturen en declaraties van deelname aan een groepsbijeenkomst en/of Masterclass dient vooraf voldaan te worden, tenzij anders overeengekomen. Deelname mag worden geweigerd indien een betaling is uitgebleven.
  3. Aanmerkingen op of klachten over de door Mentaris gezonden facturen, nota’s en declaraties dienen binnen 10 dagen na ontvangst daarvan aan Mentaris schriftelijk kenbaar te zijn gemaakt. Dergelijke klachten schorten de verplichting tot betaling ervan niet op.
  4. Bij overschrijding van de eerder genoemde betalingstermijn is Mentaris gerechtigd rente in rekening te brengen, overeenkomstig het bij de wet vastgestelde tarief, waarbij een gedeelte van een maand voor een volle maand wordt gerekend. Deze rente is door de opdrachtgever enkel en alleen door het overschrijden van de betalingstermijn verschuldigd, zulks zonder noodzaak tot aanmaning of ingebrekestelling.
  5. Indien Mentaris genoodzaakt is ter inning van het haar verschuldigde rechtskundige bijstand in te roepen, zullen alle daarvoor gemaakte kosten, zowel buitenrechtelijk als gerechtelijk, door de opdrachtgever aan haar moeten worden vergoed. Bij niet of niet-tijdige betaling van (tussentijdse) declaraties en/of voorschotdeclaraties is Mentaris gerechtigd de werkzaamheden op te schorten.
  6. Indien Mentaris invorderingsmaatregelen treft tegen de opdrachtgever, die in verzuim is, komen de kosten verband houdend met die invordering ten laste van de opdrachtgever, welke kosten gesteld worden op ten minste 15% van de openstaande facturen. Onder deze kosten zijn begrepen de kosten van eventueel in te schakelen incassobureaus, deurwaarders en/of advocaten.

Artikel 11 Geheimhouding

  1. Mentaris onderschrijft de beroepscode van het Nederlands Instituut voor Psychologen (NIP). Mentaris verwijst hiervoor naar artikel 2.4 van de beroepsethiek voor psychologen.
  2. Mentaris is, behoudens de eventuele verplichting die de wet dan wel een daartoe bevoegd overheidsorgaan op hem legt tot openbaarmaking van bepaalde gegevens, verplicht tot geheimhouding tegenover derden van alle vertrouwelijke informatie die hij in het kader van de opdracht van de opdrachtgever of uit andere bron heeft verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de opdrachtgever is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie. Mentaris draagt er zorg voor dat deze verplichting ook wordt opgelegd aan eventuele werknemers of derden die door hem bij een opdracht worden ingeschakeld.
  3. Deelnemers aan bijeenkomsten worden gewezen op de NIP code en worden verzocht discretie te betrachten. Wanneer deelnemers ervoor kiezen informatie met andere deelnemers te delen, kan Mentaris niet verantwoordelijk worden geacht voor de gevolgen. Mentaris is niet verantwoordelijk voor wat er buiten de bijeenkomsten wordt gedeeld.
  4. Door het aangaan van een overeenkomst met Mentaris wordt aan Mentaris toestemming verleend voor automatische bewerking van de uit de overeenkomst verkregen persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens zal Mentaris uitsluitend gebruiken voor haar eigen activiteiten. Mentaris zal de door haar verkregen persoonsgegevens beheren op de wijze die de wet voorschrijft.
  5. Gesprekken, sessies en andere contacten die in welke vorm dan ook tussen Mentaris en de coachee plaatsvinden, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. Mentaris zal dan ook aan niemand, ook niet aan de opdrachtgever, enige mededeling doen over de inhoud van deze contacten tenzij de coachee hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.
  6. Het e-mail contact tussen Mentaris en Coachee kan ten behoeve van kwaliteitsbewaking en bedrijfsprocesmatige doeleinden door derden worden ingezien.

Artikel 12 Intellectueel eigendom

  1. Alle door Mentaris aan de opdrachtgever in het kader van de uitvoering van de opdracht ter beschikking gestelde materialen waarop intellectueel eigendomsrecht mogelijk is, blijven, behoudens uitdrukkelijk schriftelijk andersluidende overeenkomst, haar eigendom.
  2. De opdrachtgever en/of coachee erkent en respecteert deze rechten door het aangaan van een opdracht met Mentaris dan wel door het verstrekken van een opdracht, en verplicht zich deze materialen niet door te (laten) leveren, ter inzage of ter beschikking aan derden te stellen dan wel te gebruiken in welke vorm en op welke wijze dan ook, niet dan na schriftelijke toestemming van Mentaris.
  3. Mentaris is gerechtigd om de door de uitvoering van de werkzaamheden verkregen kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie ter kennis van derden wordt gebracht en mits niet te herleiden tot individuele opdrachtgevers c.q. coachees.

Artikel 13 Geschillen

  1. Op alle met Mentaris gesloten overeenkomsten is Nederlands recht exclusief van toepassing.
  2. Indien Mentaris en de opdrachtgever c.q. coachee een geschil hebben voortvloeiend uit deze overeenkomst, zijn zij gehouden eerst te trachten dit geschil in overleg op te lossen en als dit niet lukt, gebruik te maken van mediation.
  3. Indien overleg en/of mediation niet tot een oplossing van het geschil leidt, is de bevoegde rechtelijke instantie waar Mentaris gevestigd is, bij uitsluiting bevoegd van het geschil kennis te nemen.

Handelsregister KvK Rotterdam nr. 24.34.54.89
Algemene Voorwaarden gedeponeerd bij KvK